派遣の中でもダントツで人気の事務職。
座れるから、残業が少ないから、飽きないから、慣れたら楽だからなど、人気の理由は沢山あります。
では、事務職とは具体的にどんなお仕事をするのでしょうか？
またそれぞれに必要なスキルをまとめてみました。
①電話対応
電話対応は、担当者に取り次ぐだけでなく自分で対応するパターンもあります。
取引先や顧客に対して失礼のないように、ビジネスマナーが求められます。
例えば、尊敬語や謙譲語の使い分け・上司の呼び方などの正しい言葉遣いが基本ですし、担当者が不在時の対応やメモの取り方なども大事でしょう。
②社内メールの対応
社内メールもまた、電話応対同様にビジネスマナーが必要な仕事になります。
例えば、件名・宛名・CCの使い方などの基本的な知識や、書き出しや文章の結びなども大事です。
例えば、役職付きの上司への宛名は「○課 ○課長」のように入力し「課長殿」といった間違った使い方をしないように注意しなければいけません。
③書類作成
書類の内容は仕事によって違いますが、基本的にはワードやエクセル、パワーポイントなどのPCスキルが必要となることが多いでしょう。
例えば、プレゼンの資料を作成する場合はパワーポイント、データ集計資料の作成にはエクセル、顧客に対するDM発行などはワードなど、用途に応じて使用するものを使い分けられないといけません。
事務職をするには基本的なPCスキルは身に着けておくべきでしょう。
④データ入力
大量のデータを入力する場合は特に、速さと正確さが求められますので、ブラインドタッチができると効率が上がるでしょう。
何も考えずにひたすら打ち込んでいく作業はストレスがないので、楽しく感じる人も多いようです。
⑤ファイリング
ファイリングは、書類やUSBなどのデータを整理して保管する仕事です。簡単そうに聞こえるかもしれませんが、ただどこかにしまえば良いわけではなく、重要な書類を必要な時に、すぐに取り出すための工夫が必要になります。
例えば、作成日やタイトルなどを細かく分類し、保管期限がある書類などが埋もれてしまわないように、期限が近づいているデータを上に持ってくるなど、誰が探しても分かるように整理する必要があるのです。
また、会社にとって書類などのデータは最も重要なものですから、セキュリティに配慮した保管を第一に考えて取り組みましょう。
事務職とはどんなお仕事かイメージできたでしょうか？
しかし、事務職は人気が高いので、毎年競争率は高い状態が続いています。
中でも「一般事務」は有効求人倍率が約0.3倍と最も低く、330人に1人しか受からない状態です。
事務職を目指している方は、必要なスキルを押さえてお仕事を探してみてくださいね。